Zum Tag des Archivs: Wo das Gedächtnis des Hauses lagert

Wer durch die Kellergänge des St. Antonius-Hospitals Gronau geht, ahnt nicht, dass sich hier ein ganz besonderer Schatz befindet: das Archiv des Krankenhauses. Auf mehreren hundert Regalmetern lagern hier und noch an anderen Orten des Krankenhauses über 400.000 Patientenakten – persönliche Geschichten von Menschen aus Gronau und der Region, die über viele Jahrzehnte hinweg medizinische Hilfe im St. Antonius-Hospital gesucht haben.

Anlässlich des bundesweiten „Tag des Archivs“ werfen wir einen Blick hinter die Kulissen: „Wir verwalten nicht einfach Papier, sondern bewahren hier ganz persönliche Krankheitsgeschichten“, sagt Petra Scheipers, die das Archiv seit über zehn Jahren leitet. Datenschutz, die Sicherheit der sensiblen Informationen sowie ihre Wiederauffindbarkeit haben höchste Priorität.

Die Arbeit von Petra Scheipers und ihren Kolleginnen Anne Lenfers-Lücker und Marlu Heinrichs ist wichtig – auch wenn sie im Klinikalltag im Hintergrund abläuft. Patientenakten müssen 30 Jahre lang sicher aufbewahrt werden. Wenn der Medizinische Dienst, das Medizincontrolling oder Ärztinnen und Ärzte Informationen benötigen, müssen sie schnell greifbar sein.

Dafür gibt es ein durchdachtes Ordnungssystem: Jede Akte ist nach dem Geburtsdatum der Patientinnen und Patienten einsortiert, die Jahrzehnte sind farblich gekennzeichnet. Rosa steht übrigens für die 2020er Jahre.

Doch die Arbeit wandelt sich. Immer mehr Abteilungen im Haus verzichten auf Papier und setzen auf digitale Aufklärungsbögen oder Protokolle. Für urologische Patienten gibt es seit Kurzem ein Patientenportal, über das sie digital mit dem Krankenhaus in Kontakt treten und ihre Dokumente hochladen können. Im Oktober folgt die elektronische Patientenakte als weiterer Meilenstein. „Die Krankenakten der Patientinnen und Patienten werden bereits spürbar dünner“, sagt Petra Scheipers. „Ich freue mich auf den Tag, an dem das letzte Papier bei uns im Archiv ankommt.“

Für Geschäftsführer Jens Breer ist klar: „Das Archiv bleibt eine zentrale Schnittstelle im Haus – nicht nur für die Vergangenheit, sondern auch für die digitale Zukunft. Die bestehenden Akten müssen weiterhin verwahrt und gepflegt werden. Gleichzeitig entstehen neue personelle und organisatorische Freiräume, die wir für die Digitalisierung nutzen können.“